| 我國檔案管理事業適值起步階段,鑑於荷蘭、比利時及法國在檔案管理方面,具有完善之管理體系及先進之國家檔案館舍,頗值得我國效法,爰有必要前往考察學習,以瞭解其國家檔案管理組織體系建置情形與檔案業務發展狀況、相關法令制度及推動方法,並探詢參與合作之可行性,以作為國內檔案管理制度規劃建置之參考。此次訪查之機關包括：荷蘭烏茲垂克省國家檔案館(HetUtrechtsArchief)、國家檔案總館(GeneralStateArchives)；比利時之聯邦科學、技術、文化事務局(ServicesF eacute;d eacute;rauxdesAffairesScientifiques,TechniquesetCulturelles)、比利時國家檔案館(ArchivesG eacute;n eacute;ralesduRoyaume)、哈塞特國家檔案館(RijksarchiefteHasselt)；法國之國家檔案局(ArchivesdeFrance)、國家檔案館—歷史檔案中心(LeCentreHistoriquedeParis)、外交部檔案館(Minis eacute;redesAffairesEtrang eacute;res–ArchivesDiplomatiques)、國家科學研究中心檔案館(MissiondesArchivesNationalesAupr eacute;sduCNRS)、法國國立文獻學院(EcoleNationaleduPatrimoine)等共計十個機關。綜合荷、比、法三國檔案管理制度考察所得,檔案管理作業方面可歸納下列結論：(一)、機關檔案經鑑定具保存價值者,應移轉檔案主管機關保存；私人或團體所有之文件或資料,具有永久保存價值者,檔案主管機關得受贈、受託保管或收購之；（二）、法律規定不許檔案私自買賣,並採免稅政策鼓勵私人捐贈檔案,甚至採專款專用經費支援私人檔案徵集；（三）、中央政府機關檔案移轉國家檔案館,地方政府機關檔案移歸各省區國家檔案館,中央地方分工,權責分明,各司其職；（四）、檔案移轉前於機關進行價值鑑定工作,或由檔案主管機關人員派駐各機關,藉由平日工作了解建立應移轉檔案的建議,經國家檔案局審核同意後,辦理移交；（五）、經鑑定不適合移轉國家檔案館典藏者,由原機關自行永久保存或依法銷毀,民眾可依其他法律至機關申請應用機關保存之檔案；（六）、配合檔案館典藏政策,檔案編目單元不以案件,而以案卷或文件系列為處理單位；（七）、檔案來源機關、團體或個人,應就移交或捐贈的檔案明確表示是否開放應用,以為檔案館提供應用作業參考；國家檔案以開放為原則,限制為例外；（八）、檔案館強調讀者導向的檔案應用服務,妥適規劃檔案館空間及配置,並製作館藏介紹及各項指南、小冊子,以加強宣傳；（九）、檔案館依檔案性質分設閱覽室,以便提供專用設備及專業諮詢服務；（十）、檔案線上查詢目錄尚處於起步階段,但均有書本式目錄,可依主題、分類或人名等條件翻檢目錄查詢。綜合訪查所得並擬具建議如下：（一）、加速「政府資訊公開法」、「國家機密保護法」立法通過,以健全民眾申請應用及機密保護之法源依據；（二）、推動機關檔案價值鑑定工作,並釐清機關永久保存檔案不等於國家檔案之觀念；（三）、積極規劃電子檔案管理系統,建造檔案安全儲存管理環境。 |