| 職本次奉派赴美國舊金山市執行九十四年度之「企業內容管理（EnterpriseContentManagement,ECM）技術及加值應用規劃」實習項目,參加美商Interwoven公司提供之八日訓練課程,現謹對於所習得之課程內容相關知識作以下之報告。一.企業內容管理之重要性現代的企業在其商業的運作過程中,會產生各式各樣的數位或紙本的內容文件,例如,各類的專案工作計畫、商業合約和法律文件、行銷的簡報和多媒體資料、內部控管的紀錄資料或財務資料等,而且隨著時間的演進,內容文件的種類會更加繁多,內容文件的數量也會與日俱增。企業若任由其承辦的員工自行儲存這些日益繁雜的內容文件,而無法有效的管理,小則影響企業本身運作的效率,大則可能為企業帶來無法彌補的災難,甚至威脅到企業的生存。因此企業文件內容的管理確實是一項不可忽視的重要工作。二.企業內容管理之發展現況現代企業的內容管理的發展趨勢已從「積極管理」逐漸發展到「有效運用」,將企業內部的各類文件,清楚而有效的加以分門別類和集中控管,確實可以達到文件內容「積極管理」的目標；但是如何協助各部門的員工能夠迅速而有效率的取得所需的文件內容,進而增加現有內容文件的重複利用的效益,並且透過現有內容文件的彼此整合而產生更高的商業價值,才能夠「有效運用」這些屬於企業本身的智慧資產。「積極管理」：由於資訊與網路科技的迅速發展,企業內部的各類文件內容多已數位化,透過企業自行開發之資訊系統或購置現成的套裝軟體,加上企業資訊政策有效的推動和員工的配合,已經可以有效的管理各類的內容文件。例如,企業對於各類的商業合約,可以透過「合約系統」有效的管理；產品開發的團隊可以透過「專案管理」的軟體系統,掌握產品開發的進度以及管理各類工作文件的版本歷程。但仍缺乏各系統間的整合運作,無法發揮「有效運用」的效果。「有效運用」：企業儲存在各處或各資訊系統的內容文件是珍貴的智慧資產,如果能夠加以整合運用,將可以創造出更高的商業價值。例如,「合約系統」可以主動通知線上系統,因合約起始或到期而須上下架的產品,不至於產生商業合約早已過期而線上商品仍在販售的錯誤現象；行銷的人員可以重複的利用其他產品開發人員或其他行銷專案產生的文件內容,加速其本次行銷計畫的製作。企業的內容文件唯有透過充分的流通,才能夠創造其更高的價值。 |